Avez-vous déjà rêvé de retomber en enfance et de jouer aux chaises musicales chaque matin en arrivant au bureau ? C’est en somme ce à quoi revient le flex office ou « bureau flexible ».
Cette nouvelle forme d’occupation de l’espace dans l’entreprise, déjà très répandue outre-Manche, gagne du terrain dans les sociétés françaises.
Avec le flex office, les collaborateurs ne disposent plus de poste de travail attitré et pratiquent le desk sharing, « partage de bureau ». Chaque jour en arrivant au travail et au cours de la journée, ils peuvent s’installer où bon leur semble dans l’open space.
Le flex office est plus économique et permet une organisation du travail plus souple. Mais si le management ne suit pas, il peut aussi être source de mal-être pour les collaborateurs.
La mise en place du flex office dynamise l’image de la société et, d’un point de vue plus pragmatique, permet de faire des économies d’espace – le deuxième poste de dépenses des entreprises.
Les collaborateurs n’étant jamais tous présents en même temps sur leur lieu de travail pour cause de congés, télétravail, déplacements, etc., le nombre de bureaux disponibles et la surface immobilière peuvent ainsi être diminués. L’entreprise optimise son espace en évitant la présence de bureaux inoccupés.
En instaurant des conditions de travail plus souples, le flex office est souvent reconnu pour favoriser le travail collaboratif et stimuler la créativité des salariés.
Il ne pousse cependant pas forcément à tisser des liens entre collègues et peut contribuer à mettre de la distance entre les collaborateurs. Les entreprises doivent donc continuer à mettre en place des lieux conviviaux qui permettent aux employés d’entretenir des relations informelles tant celles-ci sont reconnues comme bénéfiques pour la motivation et la productivité.
Un tel partage des espaces de travail doit aussi s’accompagner de la possibilité pour les collaborateurs de travailler en télétravail ou de pratiquer le mobile working, c’est-à- dire le travail depuis n’importe quel endroit.
Les salariés gagnent ainsi en autonomie et n’ont pas à s’astreindre à des horaires de bureau immuables. En leur permettant de décider plus facilement de l’organisation de leur agenda, le flex office booste leur productivité et leur motivation.
Avec une telle liberté offerte au salarié, le management doit s’adapter et placer la confiance au cœur de ses pratiques. Un renforcement de la culture d’entreprise doit aussi être pensé afin de contrebalancer la distanciation du salarié avec l’organisation.
La dépersonnalisation du bureau et le nomadisme imposé – quand le problème n’est pas de trouver une place libre en arrivant au travail – peuvent en effet donner l’impression au salarié d’être un pion interchangeable.
Comme le souligne Delphine Minchella, Directrice académique et enseignante-chercheuse au Laboratoire Métis de l’EM Normandie : « Les recherches ont pourtant démontré l’incidence que cette appropriation avait sur le sentiment d’appartenance organisationnelle, et par-là même, sur la motivation de chacun. »
L’entreprise doit donc prendre garde à rester un lieu de sociabilisation et de travail autour d’un projet commun.
Les contraintes qu'impose l'utilisation du flex office en terme d'acoustique sont particulièrement fortes, car les mêmes bureaux peuvent se retrouver associés à des usages multiples qui nécessitent des solutions différentes. Une remarque que l'on peut également faire pour certains équipements (téléphone fixe, double écran, ordinateur fixe...).
L'étude de ces espaces doit donc tenir compte des usages des différents groupes de travail auxquels s'ajoutent des espaces informels, qui viennent compléter ce type d'aménagement.
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